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江西省中寧建筑工程有限公司文件
中建字第[2017]
辦公自動化應(yīng)用管理說明
一、辦公自動化管理概念及運用
辦公自動化（Office Automation）,簡稱0A是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型辦公方式，凡是釆用各種新技 術(shù)、新機器（設(shè)備）等從事辦公業(yè)務(wù)都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。現(xiàn)在一些大型、中型企業(yè)中，大多把辦公自動化叫做電子政務(wù)，在企業(yè)單 位都叫0A,即辦公自動化。通過辦公室自動化，或者說數(shù)字化辦公, 以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理機制，提高效率，增加辦公協(xié) 同能力，強化決策的一致性，實現(xiàn)提高決策效能。
計算機的誕生和發(fā)展促進了人類社會的進步和繁榮，0A辦公系 統(tǒng)登錄界面展示作為信息科學的載體和核心，計算機科學在知識時 代扮了重要的角色。在目前企業(yè)單位、大型甚至部分中小型企業(yè)日常 工作中，是釆用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計 算機為中心，釆用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進的通信技術(shù),廣泛、 全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使內(nèi)部人員方便 快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務(wù)，從而達到提高行政效率的目的。實現(xiàn) 辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。
二、辦公自動化管理服務(wù)對象
辦公自動化管理服務(wù)對象可根據(jù)保密程度、技術(shù)實現(xiàn)方案等因素分為 四類：
（1）對政務(wù)工作信息的管理。企業(yè)的政務(wù)工作是主體業(yè)務(wù)工作，最 終表現(xiàn)形式一般都是各類文電信息、行業(yè)信息和各類資料信息，對政務(wù)工作信息的管理主要是該類信息處理的全過程管理。其主要特 點：一是對單位內(nèi)的主要業(yè)務(wù)及相關(guān)工作流程的管理；二是各單位內(nèi)的涉密信息都在此范圍內(nèi)；三是一般都是公務(wù)人員職責范圍內(nèi)的工作; 四是一般都在單位內(nèi)部局域網(wǎng)中實現(xiàn)；五是其操作一般屬于企業(yè)全體業(yè)務(wù)人員共同的行為。
（2）對公共信息的管理。如單位內(nèi)部的各方面工作的日常事務(wù)性信息，允許通過因特網(wǎng)向社會公眾開放的信息和與接收公眾反饋信息的 管理等。這一部分與第一部分信息有交叉的關(guān)系，其中有一部分信息是第一類信息的延伸。
其主要特點：
1、這部分信息基本屬于本單位主體業(yè)務(wù)信息范圍；
2、這部分信息一般不涉密；
3、處理這部分信息的計算機系統(tǒng)應(yīng)與處理第一類信息的計算機系 統(tǒng)分網(wǎng)或分數(shù)據(jù)庫進行管理。但在具體操作時，應(yīng)注意解決好與第一 類信息在技術(shù)與安全保密的銜接問題。
其主要特點：
1、利用計算機遠程通訊技術(shù)；
2、此類信息中既有涉密信息也有非涉密信息；
3、即可能使用廣域網(wǎng)，也可能使用專線網(wǎng)：
4、相關(guān)操作一般都是少數(shù)人的行為。處理涉密信息時必須使用經(jīng)國 家批準使用的數(shù)據(jù)加密技術(shù)，
5、本單位主管的、特有的信息，這一部分與第一部分有從屬的關(guān)系， 同樣需做好與第一類信息的技術(shù)與安全保密的銜接問題。
（4）對企業(yè)行政事務(wù)工作信息的管理。主要指對固定資產(chǎn)、財務(wù)、 保衛(wèi)、人事等項其它行政信息的管理，這一部分基本獨立存在。 其主要特點：
一是在黨政企業(yè)屬于輔助性工作范圍：
二是屬于少數(shù)人使用的行為；
三是信息內(nèi)容一般屬于單位內(nèi)部工作秘密。軟件的作用和需要注意的 問題軟件建設(shè)是辦公自動化系統(tǒng)的核心，一套能發(fā)揮作用的應(yīng)用軟件應(yīng)該具備處理大批量的數(shù)據(jù)、輔助決策、提高管理時效的作用。
在建設(shè)過程中需要注意以下幾點：
（1）把握好辦公自動化工作的定位問題。辦公自動化工作其前提是如何定位，由于該項工作是具有較強管理行為的服務(wù)性工作,在服務(wù)中包含著比傳統(tǒng)工作模式更強的綜合管理行為，并最終都將以軟件 的形式表現(xiàn)出來，因此必須要將各方面的需求在軟件開發(fā)中完整地體現(xiàn)出來，辦公自動化的優(yōu)勢才能充分地發(fā)揮出來。
（2）避免單純從技術(shù)入手建設(shè)信息系統(tǒng)。一種新的工作方式的產(chǎn)生 與確定必然要經(jīng)過用戶反復(fù)的試驗、修改與完善，不可能由軟件開發(fā)
人員根據(jù)編程算法而一次確定。有些單位引進了0A軟件在本單位直 接應(yīng)用，但每個單位都承擔工作職能與類型存在差異性，因此其0A工作的業(yè)務(wù)需求不一樣，在其他單位成功的0A軟件并不一定適合本 單位的實際需求。要想頁.正投入應(yīng)用，就必須根據(jù)木單位的實際情況進行二次開發(fā)，因此必須考慮到采購配套軟件的源程序、開發(fā)公司的技術(shù)水平和木單位單位業(yè)務(wù)實際需求等各方而因素。
（3）注意軟件的先進性與適用性的問題。在實際工作中，任何軟件系統(tǒng)都存在著各種問題，世界上著名的軟件公司開發(fā)出來的軟件，其補丁盤也是接二連三地推出。判斷一個軟件系統(tǒng)是否先進只能是相對而言，應(yīng)強調(diào)軟件的適用性，只要應(yīng)用軟件能解決本單位的業(yè)務(wù)需求，工作人員能很輕松地學會，系統(tǒng)能穩(wěn)定地運行，就可以認為它是先進的。
（4）注意軟件通用性與相對專用性問題。企業(yè)辦公自動化應(yīng)用軟件的通用性只能是相對而言。由于各單位主管的業(yè)務(wù)不同，其需求也 就不完全相同，對應(yīng)用程序的需求必然有一定的差異。因此，只要能解決本單位的各項需求也就可以了，否則，片面追求通用性，只能減少軟件的功能，降低其生命力。
三、辦公自動化管理結(jié)論
利用辦公自動化系統(tǒng)處理機關(guān)各類信息是全新的事物，其建設(shè)工作需要明確以下幾點原則：
（1）復(fù)雜工作簡單化處理的原則。對于機關(guān)而言，其公文、檔案及主體業(yè)務(wù)流程處理過程是比較復(fù)雜的，在處理過程中有各種可能性。
利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理公文和業(yè)務(wù)信息固然要實現(xiàn)全部手工操作的過程，但又不能簡單地模仿，沒有改近,沒有創(chuàng)新,而是應(yīng)將復(fù)雜的工作簡單化處理,將其復(fù)雜的過程交給后臺的程序去處理。這樣用戶才愿意使用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處理工作,否則單夠行政命令，推廣應(yīng)用工作將一事無成。
簡單的工作規(guī)范化處理的原則。在日常工作中,右許多相對簡 單的日常工作,當利用計算機系統(tǒng)處理這些工作時,應(yīng)將其進一步歸 納、簡化、合并，使其處理起來更冇條理，進而便共更加規(guī)范。
系統(tǒng)應(yīng)有對電子文件與紙質(zhì)文件雙重管理功能的原則。在相當 一段時期內(nèi)，在辦公自動化領(lǐng)域?qū)φ轿募墓芾肀仨氉龅郊堎|(zhì)文件與電子文件并列運行。其各自的主要作用是：紙質(zhì)文件做為某行為的依據(jù)，電子文件做為信息共享的手段。內(nèi)部非正式文件可以實行電子文件單軌運行。
盡可能考慮到各方面需求和下一步發(fā)展規(guī)劃的原則。公文運轉(zhuǎn) 在單位內(nèi)部有許多環(huán)節(jié)，在系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)盡可能照顧各方面的需求。 同時，程序還要留出檔案管理及及文檔一體化功能需求。在實現(xiàn)這些功能的時候，還應(yīng)考慮下一步發(fā)展的規(guī)劃。做好機關(guān)辦公自動化工作需要統(tǒng)籌兼顧，要做好保密工作、軟件功能、管理功能等多個方面才能做好這項工作。
江西省中寧建筑工程有限公司
2017年5月16日
